+7(495)677-44-06
+7(495)741-97-96

Номенклатура дел на предприятии.

Номенклатура дел является основным нормативным документом для организации делопроизводства предприятия.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, которые должны быть заведены в делопроизводстве предприятия в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой, функциями и направлениями деятельности предприятия.

Рано или поздно каждая организация сталкивается с проблемой упорядочения документооборота. Любой руководитель стремится, чтобы прохождение документов осуществлялось ритмично, сбалансировано, не нарушая спокойствия сотрудников поисками необходимых документов в авральном порядке. Выход? Составление номенклатуры дел.

Если приходится сталкиваться с проблемами восстановления потерянных бумаг - номенклатура дел упорядочит документооборот.

Номенклатура дел для небольших организаций.

В организации не более 50 человек, а делопроизводство осуществляется в 2-3 структурных подразделениях. Составление номенклатуры дел можно отложить на некоторое время. Проблема упорядочения текущего делопроизводства наступит только лет через 5-7 после начала деятельности, когда объем документной массы значительно увеличится.

Содержание:

Номенклатура дел для средних и крупных организаций.

Если структура Вашей организации состоит из более, чем 10 структурных подразделений - задача упорядочения текущего делопроизводства является насущной с первых дней существования организации. Иначе проблема управляемости документооборотом будет постоянно отвлекать сотрудников от основной производственной деятельности.

И тогда организации придется заняться описанием документов, составляющих текущее делопроизводство.

Составление номенклатуры дел для государственных предприятий и учреждений.

Вопрос о необходимости разработки номенклатуры дел для государственных предприятий и учреждений решается в соответствии с основными документами – Уставами, Положениями, приказами о создании. Правильное и нормативно регламентируемое формирование и описание дел является необходимым условием организации делопроизводства государственных предприятий и учреждений.

Другое дело – коммерческие структуры, которые в настоящий момент составляют основу экономической жизни.

Составление номенклатуры дел для негосударственных организаций и коммерческих предприятий.

Архивные услуги для Обществ с ограниченной ответственностью.

В небольшой организации в форме Общества с ограниченной ответственностью функции Главного бухгалтера и Руководителя Отдела кадров зачастую совмещает один сотрудник. В этом случае необходима квалифицированная помощь в организации архива, выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Упорядочение документооборота для ООО и ЗАО.

Организация в форме Общества с ограниченной ответственностью или Закрытого акционерного общества имеет в своем составе более 10 структурных подразделений и соответствующий документооборот. Тогда стоит задуматься о необходимости составления номенклатуры дел на предстоящий делопроизводственный год.

Номенклатура дел для Открытых акционерных обществ.

Если Ваше предприятие – Открытое акционерное общество, номенклатура дел - необходимый нормативный документ для текущего делопроизводства с момента создания Вашего предприятия.

Вы не уверены в целесообразности составления номенклатуры дел для Вашей организации? Мы проведем обследование документального фонда, предложим план работ по составлению номенклатуры дел.

Если предприятие имеет разветвленную структуру, мы составим примерную номенклатуру дел для зависимых обществ и филиалов, находящихся в территориальной удаленности от основного предприятия.

В идеальном случае все структурные подразделения предприятия должны иметь номенклатуру дел. Потому что многие управленческие проблемы отражаются в готовом документе вполне отчетливо и сама номенклатура дел может стать отправной точкой в принятии значимых управленческих решений при выстраивании вертикальных и горизонтальных связей внутри организации. Если Ваша организация ограничена в средствах, можно составить номенклатуры дел для наиболее важных структурных подразделений.

При наличии квалифицированных сотрудников канцелярии, секретариата, управления делами составление номенклатуры дел – задача посильная, но достаточно трудоемкая. Однако, не всегда исполнители, организующие текущее делопроизводство, обладают достаточными профессиональными знаниями и практическими навыками проведения необходимой аналитической работы. Существуют образцы типовых, примерных номенклатур дел, но Вам-то нужна номенклатура дел именно для Вашего предприятия!

Когда же предприятие имеет сложную структуру, большой объем документных потоков, подготовка квалифицированно составленного, понятного для практического использования документа в виде номенклатуры дел представляет собой необходимую, но не всегда решаемую силами самого предприятия задачу.

Основные нормативные документы, используемые при составлении номенклатур дел:

Для составления номенклатуры дел организации, занимающейся специфическими видами деятельности, требуется использование основных нормативных документов в области делопроизводства, документоведения и архивного дела. А также умение работать со специальными отраслевыми и ведомственными Перечнями документов.

Последовательность составления номенклатуры дел:

1-й этап.

Обследование документального фонда - первый шаг в составлении номенклатуры дел предприятия. При обследовании документального фонда осуществляется анализ состава документов по видам, формам, способам воспроизведения. Делаются выводы о наличии в каждом структурном подразделении документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения. Отслеживаются взаимосвязи внешних и внутренних документных потоков.

Первый этап составления номенклатуры дел предприятия должен проводиться квалифицированными специалистами в области делопроизводства. Одновременно с обследованием документального фонда производится первичное описание документов, образующихся в текущем делопроизводстве структурных подразделений. Это очень ответственная часть работы. Важно, чтобы используемые в номенклатуре дел описания документов и групп документов правильно отражали их специфические особенности, были понятны и удобны в использовании для сотрудников.

2-й этап.

Следующий шаг - анализ первичных описаний, редактирование заголовков, проставление сроков хранения документов по Перечням. Определяются места хранения подлинников документов. Проводится аннотирование описаний для документов, представленных копиями, компьютерное оформление номенклатуры дел структурных подразделений.

3-й этап.

На третьем этапе производится согласование полученного варианта номенклатуры дел структурных подразделений с уполномоченными сотрудниками организации заказчика. Здесь важно умение корректно снять возникающие разногласия.

4-й этап.

На четвертом этапе составления номенклатуры дел необходимо составить и оформить индексы дел в соответствии с действующей или специально разработанной схемой присвоения делопроизводственных индексов структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел на бумажном носителе является документом постоянного хранения. Хранится в управлении делами, секретариате, канцелярии.

В современном текущем делопроизводстве удобнее пользоваться номенклатурой дел в электронном виде. Как правило, документ размещается в корпоративной сети для общего доступа, если нет ограничений на допуск к ней.

Наконец, номенклатура дел составлена, утверждена руководством, введена в действие распорядительным документом.

Номенклатура дел в текущей работе предприятия.

Документы в структурных подразделениях по мере поступления формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, делам присваиваются индексы. В делопроизводстве удобно формировать в дела документы разных видов, связанные определенными, одним или несколькими, признаками (корреспондентским, географическим, тематическим и т.д.). Документы в делах, сформированных в текущем делопроизводстве по определенному признаку (признакам), могут иметь разные сроки хранения. В последующем обязательно проводится экспертиза ценности документов для формирования их на архивное хранение.

При выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению необходимо руководствоваться номенклатурой дел. Номенклатура дел предприятия – основной внутренний документ для проведения экспертизы ценности документов.

Используя номенклатуру дел, легко составить Акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Номенклатура дел предприятия формирует комплекс документов постоянного и долговременного хранения на уровне текущего делопроизводства. К этим документам должно быть обращено основное внимание руководителей, отвечающих за их сохранность.

Благодаря номенклатуре дел проблема составления сдаточных описей для передачи документов в архив значительно упрощается. Используя электронную форму легко составить сдаточную опись для архива. Если предприятие имеет устоявшуюся структуру, однажды составленная номенклатура дел может прослужить не один год, нуждаясь в небольшом ежегодном редактировании.

Контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляется управлением делами, секретариатом, канцелярией предприятия.

Наши специалисты разработают номенклатуру дел любой сложности и объема для вашего предприятия!
Наши архивисты грамотно и профессионально ответят на все вопросы, научат правильно пользоваться номенклатурой дел в повседневной работе.
В портфеле исполненных заказов нашей компании-номенклатуры дел для ведущих организаций энергетической отрасли, телекоммуникационных компаний, средств массовой информации.
Наши специалисты готовы поддержать Ваши усилия на любом этапе составления документа.
Мы проанализируем имеющиеся документы, дадим рекомендации по дальнейшей работе.
Возьмем на себя продолжение работ по составлению номенклатуры дел на любом этапе готовности документа.