ПРИКАЗ
от 23 октября 2000 г. N 64
«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОРЯДКА
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ»
В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс "Архивный фонд", ставший общеотраслевой технологией учета. В ряде органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс "Фондовый каталог" применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов. В Росархиве действует первая версия программного обеспечения для ведения автоматизированного ЦФК.
В соответствии с письмами Росархива N 2719-К от 04.09.98 и N 2766-К от 07.09.99 государственные и муниципальные архивы передали в Росархив информационные массивы, введенные или конвертированные в БД "Архивный фонд". Массивы передали 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов Российской Федерации. В БД экспериментальной версии автоматизированного ЦФК сосредоточены данные о 132 тыс. фондов.
В архивной отрасли сложились условия для начала поэтапного внедрения системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ.
В целях проведения первого экспериментального этапа по внедрению и ведению системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
2. Отделу организации научно - исследовательской работы и внедрения автоматизированных архивных технологий (И.Н. Киселев):
2.1. Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Т.Е. Шабанова) организовать внедрение Временного порядка в федеральных архивах.
2.2. Совместно с Центром информационных технологий (С.В. Салтыков) оказывать государственным и муниципальным архивам консультационно - методическую помощь в работе с ПК "Архивный фонд" и "Фондовый каталог".
3. Органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации организовать внедрение Временного порядка в государственных и муниципальных архивах.
4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива В.А. Еремченко и В.П. Тарасова.
Руководитель
В.П.КОЗЛОВ
Приложение
к Приказу Росархива
от 23 октября 2000 г. N 64
ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ
Настоящий Временный порядок разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Временный порядок вводится с целью отработки и дальнейшего нормативного закрепления методов, процедур и средств автоматизированного ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
1.2. Временный порядок соответствует принципам и положениям Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, системе государственного учета, закрепленной в Регламенте, учитывает практический опыт передачи учетных сведений в электронном формате государственными и муниципальными архивами в органы управления архивным делом, а также основывается на следующих принципах:
- преемственность традиционной и автоматизированной систем учета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с п. п. 1.8 и 2.3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и п. 3 Приказа Росархива N 11 от 11.03.97;
- унификация методического и программного обеспечения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе программных комплексов, рекомендуемых Росархивом.
1.3. Настоящий Временный порядок, доработанный с учетом опыта, накопленного в течение его действия, станет основой для дополнения к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в части ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.
2. Основные требования
2.1. Федеральная архивная служба России предоставляет всем государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам, органам управления архивным делом субъектов Федерации программное обеспечение для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.
2.2. В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах используется программный комплекс "Архивный фонд", в органах управления архивным делом - программный комплекс "Фондовый каталог", в Росархиве - программный комплекс "Автоматизированный ЦФК". Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных массивов данных в новые версии.
2.3. Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Архивный фонд", необходимых для ведения государственного учета.
2.4. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Фондовый каталог", необходимых для ведения государственного учета.
2.5. Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений БД "Автоматизированный ЦФК", необходимых для ведения государственного учета.
2.6. Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД "Архивный фонд":
- в режиме Архивист:
поля экранов 1 - 3 раздела ФОНД,
поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ,
поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ,
поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ,
поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;
- в режиме Администратор:
поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.
2.7. Федеральные архивы, ведущие БД "Архивный фонд", ежегодно передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовым отчетом за прошедший год.
2.8. Государственные архивы объектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД "Архивный фонд":
2.8.1. Ежегодно передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом управления, копию БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01 текущего года.
2.8.2. Передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, не ведущий БД "Фондовый каталог", карточки фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это предусмотрено Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2.9. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, ведущие БД "Фондовый каталог":
2.9.1. Включают в БД "Фондовый каталог" переданные им архивами копии БД "Архивный Фонд".
2.9.2. Осуществляют контроль полноты и достоверности данных в переданных им копиях БД "Архивный фонд".
2.9.3. Ежегодно передают в Росархив копию БД "Фондовый каталог" по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми отчетами за прошедший год.
2.9.4. Могут освобождать архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и сведений об изменении в составе и объеме фондов.
2.9.5. Передают в Росархив экземпляры карточек фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам, не ведущим БД "Архивный фонд" или не заполнившим поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды.
2.9.6. Используют БД "Фондовый каталог" для составления сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <*>, для получения и анализа иных сведений о составе и содержании документов.
--------------------------------
<*> Для составления сводных паспортов рекомендуется в органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации вводить в БД "Архивный фонд" паспорта тех архивов, которые не ведут БД "Архивный фонд", и включать их в БД "Фондовый каталог".
2.10. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, не ведущие БД "Фондовый каталог":
2.10.1. Ежегодно передают в Росархив копии БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01 текущего года, переданные им государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, вместе с годовыми отчетами за прошедший год.
2.10.2. Производят учет объема данных (в количестве записей), введенных в БД "Архивный фонд" в разделы ФОНД и ОПИСЬ, по каждому государственному архиву и его филиалу, муниципальному архиву.
2.11. Государственные архивы, их филиалы и муниципальные архивы, ведущие автоматизированный учет и не использующие "Архивный фонд", ежегодно конвертируют учетные данные в составе реквизитов, перечисленных в п. 2.6 настоящего Временного порядка, в формат соответствующих полей БД "Архивный фонд" и передают массив конвертированных данных по состоянию на 01.01 текущего года в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации для формирования БД "Фондовый каталог" и последующей передачи в Росархив массивов данных в соответствии с п. п. 2.9 и 2.10 настоящего Временного порядка.
2.12. Федеральная архивная служба России:
2.12.1. Включает копии БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", переданные из федеральных архивов и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в БД "Автоматизированный ЦФК".
2.12.2. Осуществляет контроль полноты и достоверности показателей в переданных им копиях БД "Архивный фонд" федеральных архивов.
2.12.3. Использует сведения БД "Автоматизированный ЦФК" для анализа и составления сводных учетных данных по документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в государственных и муниципальных архивах.
2.12.4. Может освобождать федеральные архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в Росархив карточек фондов и сведений об изменении в составе и объеме фондов.
2.13. Архивы, органы управления архивным делом обеспечивают сохранность, защиту от искажений и несанкционированного доступа БД "Архивный фонд", Фондовый каталог", "Автоматизированный ЦФК".